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En una columna anterior(Capital Humano # 13, enero-marzo 2018) me referí a la necesidad de hacer de la mejora de la productividad laboral una prioridad inaplazable para el país.

Citábamos en esa ocasión el Informe del Consejo Privado de Competitividad (CPC) de 2017,según el cual “el 65.3% del crecimiento de la productividad de las empresas depende de sus esfuerzos internos, como las ganancias por posicionamiento de productos y obtención de mayor participación en el mercado, y la mejora de procesos productivos y prácticas gerenciales. Recientemente, a finales del año pasado, el Informe del CPC en su versión 2018 mostró como Colombia mantiene el puesto 5 en competitividad entre sus pares latinoamericanos y ocupa a nivel global el 60 entre 137 países; un desempeño mediocre.

Para mejorar la productividad se requieren avances estructurales y consistentes en innovación, tecnología, infraestructura, regulación y capital humano, entre otras. No obstante, ahora quiero referirme a algunas prácticas gerenciales, aparentemente menores, pero con fuerte incidencia en la productividad laboral y que permitirían ganancias rápidas en la materia. Se trata de dos hábitos muy importantes: el uso del tiempo y la concentración durante la jornada laboral.

Sobre el uso del tiempo hay que reconocer que son comunes las malas prácticas que conllevan a su desperdicio en las organizaciones, en detrimento de la productividad laboral. Algunas de ellas son la sistemática impuntualidad, que tiene un efecto multiplicador nocivo en el tiempo de los demás, retrasando actividades durante la jornada. ¿Qué hacen las empresas para afrontar el cáncer de la impuntualidad? Causa desconsuelo y hasta vergüenza observar como las empresas se resignan al desperdicio del tiempo, como si fuera un mal incurable o, peor aún, una señal de estatus o importancia de quien habitualmente llega tarde.

Otra práctica común de desprecio del tiempo son las improductivas reuniones llenas de personas que no requieren estar allí, convocadas bajo el amparo de un mal entendido concepto de trabajo en equipo. Se debería, antes de citar a una reunión, hacer un rápido análisis de su costo-beneficio, sumando el costo del tiempo de los asistentes y comparando el resultado de esa suma con los beneficios de su presencia en la reunión; ya hay empresas en el mundo que han diseñado virtuosos incentivos para quienes producen buenos resultados con el menor número de reuniones. Las reuniones deberían ser mecanismos de última instancia y no la primera opción ante un reto gerencial.

Un tercer hábito que genera pérdida de tiempo es el abuso del correo electrónico y de los propios teléfonos celulares, por ejemplo cuando se envían sin ningún control cantidades de mensajes y correos a los compañeros de labores, quienes deben dedicar tiempo a responder correos inútiles, aun por fuera de la jornada, afectando la productividad o el descanso.

Entre las consecuencias de las malas prácticas citadas encontramos la extensión de la jornada de trabajo, el pago de trabajo suplementario, costos crecientes en servicios públicos y el deterioro de la salud y calidad de vida del trabajador. Hay que superar la idea de asociar el compromiso y la responsabilidad profesional con la permanencia de la persona en la oficina durante largas horas, aun por fuera de la jornada y a costa de su salud; puede ser, más bien, señal de incompetencia.

El segundo frente que afecta la productividad es la concentración durante las actividades que realizamos en el trabajo. Las nuevas tecnologías y diseño de los puestos de trabajo exponen a los trabajadores a más distracción y desconcentración durante su jornada. La multitarea, es decir, la capacidad de hacer varias cosas a la vez, es considerada hoy una virtud profesional, especialmente en las nuevas generaciones, a pesar de que hay serias reservas de su eficacia para conseguir buenos resultados, para la productividad.

Investigaciones de Earl Miller, por ejemplo, neurocientífico del departamento del cerebro y ciencias cognitivas del Instituto Tecnológico de Massachussets (MIT) concluyen que “el ser humano no puede hacer dos tareas al mismo tiempo”, y agrega: “cuando la gente cree que está haciendo multitasking, lo que realmente hace es pasar permanentemente de una tarea a otra”, algo que aumenta la superficialidad de los análisis, la probabilidad de los errores y baja la calidad del trabajo. El asunto es tan serio que un Informe de la firma Basex Jonathan B. Spira de 2017, publicado por “The New york Times” y citado por “EL Tiempo” (enero 27 de 2018), habla de una suma superior a 2,000 billones de pesos como pérdidas anuales por cuenta de la famosa multitarea. La razón principal que explica dicha situación es el tiempo que necesita el cerebro para recuperar la atención, luego de una interrupción (una llamada, un correo o una inesperada visita).

Ganancias tempranas en productividad pueden estar al alcance de nuestra mano, si tenemos voluntad para usar mejor el tiempo, respetando el de los demás, y disciplina para mantener la atención durante las actividades que realizamos. Estas preguntas pueden servir para avanzar en ese gran propósito: ¿Educamos a los niños en el buen uso del tiempo? ¿Qué hacen las empresas al respecto? ¿Hay campañas abiertas contra el desprecio del tiempo, tipo cero tolerancia a la impuntualidad o a las reuniones inútiles? ¿Se estimula y reconoce el buen uso del tiempo? ¿Se censura o sanciona su desperdicio? ¿Qué podemos hacer para mantener y promover la concentración en el trabajo?

Bogotá, Enero de 2019.